Partner per la comunicazione

I processi di integrazione europea ed il conseguente intensificarsi della competizione concorrenziale, hanno prodotto delle sostanziali modifiche nelle modalità di gestione delle relazioni interpersonali e commerciali, evidenziando con sempre maggiore vigore la necessità di elaborare nuove strategie di comunicazione. Se una volta la mancanza di interlocutori portava molti a decidere di improvvisarsi comunicatori, oggi l'opportunità di una vasta scelta di Agenzie permette di valorizzare le iniziative di coloro che con competenza e professionalità sanno creare le occasioni per una comunicazione efficace. Questa nuova realtà consente ai Promotori di collaborare più attivamente con il Consulente della comunicazione congressuale e di conseguenza di progettare più serenamente gli eventi. Oggi con la caduta delle frontiere si richiede ad una Società di Consulenza di essere preparata ed aggiornata sia professionalmente che tecnologicamente per poter sempre fornire dei servizi all'altezza delle nuove esigenze, nonché di poter collaborare con altre imprese europee del settore (agenzie di comunicazione, professional congress organizer, incentive house) Euro Conventions si presenta a questo appuntamento forte di dodici anni di esperienza, in grado di offrire un servizio di consulenza globale, dotata delle tecnologie più avanzate e con una struttura organizzativa flessibile che consente di offrire un servizio personalizzato a seconda delle esigenze.

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Segreteria operativa

Euro Conventions segue e consiglia il cliente nello svolgersi delle seguenti attività:

•	Progettazione grafica e stampa di ogni tipo di materiale informativo (programmi, cataloghi)

•	Imbustamento e spedizione di programmi, inviti e schede di partecipazione

•	Selezione e gestione dei nominativi e degli indirizzari necessari per l'invio del materiale congressuale

•	Raccolta e gestione delle iscrizioni dei partecipanti e aggiornamenti periodici con creazione di tabulati e data-base informatici

•	Gestione prenotazioni alberghiere ed emissione biglietteria aerea, organizzazione trasporti da/per la sede congressuale

•	Aggiornamento periodico dello stato dell' arte della manifestazione (budget, iscrizioni)

•	Raccolta e invio al Ministero della Sanità, nel caso di Congressi medico-scientifici, della documentazione inerente la partecipazione delle aziende farmaceutiche

•	Contatti con Associazioni ed Enti per richiesta dei patrocini

•	Selezione e gestione del mailing

•	Servizi di interpretariato e hostess plurilingue

•	Servizi di Segreteria delegata per Enti, Associazioni Culturali e Società Scientifiche

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Nuove forme di comunicazione

La moderna società post-industriale obbliga le aziende che intendano conservare e migliorare il proprio potenziale di competitività a valutare l'esigenza e l'opportunità di integrare le proprie attività a iniziative comunicazionali coordinandole e mirandole ad un incremento della loro visibilità sul mercato. Da ciò deriva la necessità di affidarsi ad esperti della comunicazione che assistano il cliente nella gestione equilibrata dello sviluppo basandosi sulle nuove risorse dell'informazione e delle competenze comunicazionali. Euro Conventions, forte di dodici anni di esperienza, da sempre attenta alle novità tecniche e tecnologiche presenti sul mercato, può oggi offrire una gamma di servizi diversificata e allo stesso tempo personalizzata secondo le reali esigenze del cliente, quali:

Comunicazione multimediale:

•	Realizzazione di slides elettroniche per presentazione su supporto floppy disk, CD Rom

•	Produzione di filmati e CD Rom

•	Creazione di pagine web in Internet

•	Videoconferenze ISDN e via satellite

•	Videoriprese in diretta e trasmissione del segnale audio e video al centro congressuale

•	Sistema di votazione elettronica

•	Noleggio di ogni tipo di audiovisivi

Consulenza per attività di comunicazione aziendale:

•	Ufficio stampa, gestione attività di comunicazione interna ed esterna di medie e grandi aziende

•	Consulenza e collaborazione con Enti pubblici e privati per la progettazione, il coordinamento e la gestione di eventi culturali e scientifici

•	Ideazione e gestione di eventi indirizzati a valorizzare gli obiettivi aziendali

•	Organizzazione di viaggi incentive e conventions aziendali

•	Gestione partecipazioni a Fiere e Congressi internazionali

•	Animazione e spettacolarizzazione

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Consulenza Strategico progettuale

Ogni iniziativa di comunicazione, perché possa rivelarsi veramente efficace, necessita di una profonda esperienza che dia luogo ad un'accurata progettazione e di una adeguata gestione strategica. A questo scopo Euro Conventions offre al committente un'ampia gamma di servizi:

•	Studio per la pianificazione e la realizzazione della manifestazione in tutti i suoi aspetti

•	Collaborazione nella ricerca di sponsor e gestione delle varie forme di partecipazione pubblicitaria

•	Ricerca e predisposizione delle sedi congressuali, dei mezzi audiovisivi, dei servizi di ristorazione

•	Gestione dei rapporti con i responsabili aziendali, i relatori, le Segreterie Scientifiche ed i congressisti

•	Ricerca, selezione e cura dei rapporti con i fornitori

•	Progettazione e pianificazione di eventi aziendali (anche all'estero), dei programmi sociali, turistico-culturali e viaggi incentive

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Consulenza Amministrativo-gestionale

E' di facile intuizione quanto una corretta gestione economico-amministrativa dell'evento possa facilitare il committente nel seguire con serenità lo svolgersi dei lavori e nell'avere allo stesso tempo la certezza di non sprecare risorse: affidarsi a mani esperte permette di vivere con maggior tranquillità tutti gli aspetti della manifestazione. Euro Conventions, grazie ad un team di professionisti, offre sia il controllo costante del budget che un monitoraggio dei costi per tutta la durata dell'evento.

•	Pianificazione del budget

•	Monitoraggio dei costi in relazione all'avanzamento dei lavori

•	Emissione ed incasso delle fatture

•	Gestione e affitto degli spazi espositivi

•	Controllo delle fatturazioni e saldo dei fornitori

•	Elaborazione e stesura dei consuntivi

•	Riscossione e gestione delle quote dei partecipanti

•	Consulenza legale e fiscale nella gestione delle risorse

•	Anticipazioni di cassa

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